Papeleo general
NIE, padrón, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria. Citas pedidas y formularios presentados, no explicados.
Trasladar empleados a España
Escrito para quien tiene que hacer que esto funcione, normalmente un responsable de RR. HH. o un fundador al que acaban de decirle que la nueva incorporación está en Málaga. Dos de los puntos de abajo son riesgos legales de verdad, no papeleo.
Qué cubre un paquete de relocation
Un buen paquete amplía el mercado del que puedes contratar, sube la tasa de aceptación de ofertas y hace que la gente sea productiva antes, porque no está organizando una mudanza en horario de trabajo. Estos son los componentes.
Alojamiento temporal
Unos treinta días es el estándar, y existe para que la persona no firme un contrato protegido cinco años a partir de unas fotos.
Vivienda de larga duración
Lista corta de barrios según cómo vive realmente, visitas y un contrato leído antes de la firma.
Apoyo a la pareja
El cónyuge o la pareja que llega sin trabajo es el mayor predictor de un traslado fallido, y el componente que las empresas recortan primero.
Escolarización
Búsqueda de colegio y proceso de matriculación completo. Ten en cuenta que una plaza pública o concertada suele exigir empadronamiento, lo que la coloca detrás del papeleo.
Lo demás
Canje del carné, registro de mascotas, suministros, cambios de domicilio: trivial por separado, dos semanas de trabajo de alguien en conjunto.
Contratar en España sin sociedad española
Sale constantemente, y hay tres respuestas según lo permanente que sea el planteamiento.
Una empresa extranjera puede inscribirse directamente como empleadora ante la Seguridad Social española. Está expresamente contemplado en la vía del teletrabajo internacional, donde la empresa extranjera debe inscribirse o aportar un certificado de legislación aplicable en virtud de un instrumento internacional de coordinación. Mecánicamente se tramita con los formularios estándar de inscripción de empresario, aunque la información oficial sobre el procedimiento para un empleador sin establecimiento en España es escasa.
Dentro del marco de coordinación de la UE existe además un mecanismo por el que, si el empleador no tiene centro de actividad en el estado cuya legislación resulta aplicable, empleador y trabajador pueden acordar que sea el trabajador quien cumpla las obligaciones de cotización por cuenta del empleador, normalmente reembolsando la empresa su parte a través de la nómina.
La tercera respuesta es el employer of record, y esa necesita una advertencia.
Establecimiento permanente, en cristiano
Un establecimiento permanente significa que España considera que tu empresa extranjera tiene presencia imponible aquí, de modo que una parte de sus beneficios pasa a tributar en España, con las obligaciones formales y contables que eso arrastra.
La ley española lo define por dos vías: disponer, de forma continuada o habitual, de instalaciones o lugares de trabajo de cualquier índole en España donde la empresa realice toda o parte de su actividad; o actuar por medio de un agente autorizado para contratar en nombre de la empresa que ejerza habitualmente esos poderes.
En la práctica la exposición viene de dos sitios. Un despacho en casa que esté efectivamente a disposición de la empresa y se use habitualmente para su actividad. Y, la más importante, un empleado que negocie o cierre habitualmente contratos que vinculen a la empresa: un responsable de país o un comercial en Málaga tiene mucho más riesgo que un perfil técnico de back office haciendo el mismo trabajo desde otro código postal.
El convenio de doble imposición aplicable suele estrechar la definición interna y prevalece sobre ella, así que la respuesta depende de dónde resida tu empresa. Es una consulta para un asesor fiscal antes de la primera contratación, no después de la quinta.
Qué estructura encaja
| Situación | Respuesta habitual | Ojo con |
|---|---|---|
| Un empleado en remoto, temporal | La empresa extranjera se inscribe en la Seguridad Social española, o el trabajador asume las obligaciones de cotización por las reglas de coordinación de la UE | Si el puesto genera exposición a establecimiento permanente |
| De dos a cinco personas, sin oficina, indefinido | Inscripción directa como empleador extranjero, o sociedad española si es claramente permanente | Los acuerdos de EOR: asesórate antes en derecho español |
| Un equipo real con local | Sociedad española | La constitución es trabajo regulado: necesitas gestoría y probablemente abogado |
| Perfil sénior que va a firmar contratos | Asesoramiento fiscal antes de la oferta | El establecimiento permanente por agente dependiente es la trampa clásica |
Nos coordinamos con gestorías y abogados laboralistas en lugar de sustituirlos, y no aplicamos recargo sobre sus honorarios.
La pregunta fiscal que te hará tu empleado
Aparece en la primera conversación después de la oferta, y conviene llevarla preparada, porque la respuesta puede valer más para esa persona que una subida de sueldo.
El régimen de impatriados —la Ley Beckham— permite a un nuevo residente fiscal en España tributar en buena medida como no residente: un 24% sobre los rendimientos del trabajo hasta 600.000 €, durante el año del traslado y los cinco siguientes. Exige no haber sido residente fiscal en España en los cinco periodos impositivos anteriores y cubre expresamente a quienes trabajan en remoto y a los titulares del visado de teletrabajo internacional.
El plazo es lo que pilla a la gente: hay que solicitarlo en los seis meses siguientes a la fecha de alta en la Seguridad Social, y después ya no se recupera. Si trasladas a alguien, asegúrate de que se asesora dentro de esa ventana: varios traslados que hemos recogido a medio camino ya la habían perdido.
Preguntas de empresas
¿Cuánto cuesta un paquete de relocation?
Depende por completo del alcance: solo papeleo, o papeleo más vivienda, colegio y apoyo a la pareja. Presupuestamos por traslado tras una conversación corta en lugar de publicar un precio de paquete, porque la diferencia entre un ingeniero solo y una familia de cuatro no es un porcentaje.
¿Podéis ocuparos de una sola contratación?
Sí, y es nuestro primer proyecto más habitual. Muchas empresas nos contratan solo para sus nuevas incorporaciones, sin nada más.
¿Sustituís a nuestra gestoría?
No. La constitución de sociedades, las nóminas y los impuestos son trabajo regulado. Coordinamos el proceso de principio a fin y nos aseguramos de que nada se pierda entre las partes, que es donde suelen fallar estos proyectos.
¿Cuánto tarda en ser productivo un empleado trasladado?
La carga administrativa son unas dos semanas de trabajo efectivo si la persona lo hace sola, repartidas en dos meses y salpicadas de citas en horario de oficina. Ese es el coste que estás eliminando.
Estamos valorando Málaga pero no hemos decidido. ¿Nos ayudáis a decidir?
Sí. Bandas salariales de los perfiles que buscáis, coste de oficina por zona, cantera alrededor de la universidad y del Parque Tecnológico y una visión honesta de cómo se le vende a un candidato un traslado aquí, antes de que os comprometáis a nada.
¿Planeando un aterrizaje en Málaga?
Cuéntanos plantilla, plazos y presupuesto y te devolvemos un paquete de aterrizaje.